week 4

Week 4: Outsourcing, off shoring, and IT as a Subsidiary

                การทำ Outsource คือ การแบ่งส่วนงานหนึ่งในองค์กรที่อาจจะไม่มีความถนัด หรือไม่ใช่ส่วนงานหลักขององค์กรให้กับบริษัทอื่นๆรับทำให้ เช่น ส่วนงาน IT ซึ่งนอกจากจะมีต้นทุนที่ต่ำกว่าแล้วยังเป็นการช่วยให้องค์สามารถให้ความสำคัญกับส่วนงานหลักขององค์กรได้มากขึ้น รวมถึงมีต้นทุนที่อาจจะต่ำกว่าการที่องค์กรจะดำเนินส่วนงานนั้นๆเองอีกด้วย ถึงแม้ว่าการ Outsource จะมีประโยชน์ในเรื่องของการดำเนินงานในองค์กร แต่ก็มีปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการทำ Outsource เช่น อาจจะถูกขโมยข้อมูลสำคัญบางอย่างขององค์กรไป ซึ่งองค์กรต้องให้ความระมัดระวังในประเด็นดังกล่าวนี้ด้วย

                การ Outsource นอกจากจะมีการแบ่งให้กับบริษัทอื่นๆในประเทศมาทำให้แล้ว ก็มีการแบ่งส่วนงานให้กับบริษัทในต่างประเทศทำแทนให้ซึ่งเรียกว่า off shoring ซึ่งการทำ off shoring นี้จะต้องระวังเรื่องของเวลาการทำงานของประเทศที่เราไปติดต่อด้วย และที่ต้องระมัดระวังมากคือเรื่องของความสัมพันธ์และธรรมเนียมปฏิบัติต่างๆซึ่งอาจสร้างความขัดแย้งในการทำงานได้ง่าย และทำให้การ off shoring ไม่ประสบผลสำเร็จ

                การตัดสินใจว่าจะใช้ Outsource นั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลักๆ 4 ข้อดังต่อไปนี้คือ

1.       ขนาดของบริษัท

2.       เปรียบเทียบระหว่างทุนในการทำเองกับการ Outsource

3.       ความสนใจของผู้บริหารระดับสูง

4.       Financial arrangements

                หากองค์กรตัดสินใจที่จะไม่ใช้ Outsource องค์กรก็ยังมีวิธีการที่จะได้มาซึ่งระบบ IT อยู่ ซึ่งโดยหลักๆก็มีอยู่ 3 วิธีคือ เช่า, ซื้อ หรือสร้างขึ้นเอง โดยมีเงื่อนไขต่างๆดังตารางต่อไปนี้

การเช่า หรือ ซื้อ	การสร้างขึ้นเอง
-ต้องการที่จะสร้างส่วนสำคัญขององค์กรให้เข้มแข็ง จึงให้ความสนใจกับ IT ต่ำลงโดยให้ผู้ให้เช่ามาดูแลระบบแทน	-มีการใช้งานที่แตกต่างจากโปรแกรมทั่วๆไป
-มีทรัพยากร IT ที่จำกัด	-มีเงินทุนที่สูงพอที่จะสร้างโปรแกรมขึ้นใช้เอง
-มีความต้องการของระบบ IT ที่ทันสมัยและต้องเปลี่ยนบ่อยๆ	-ต้องมีทุนเพียงพอที่จะซ่อมบำรุง, ดูแลระบบที่สร้างขึ้นเองได้
-ระบบที่จะเช่าหรือซื้อนั้นต้องตรงความต้องการใช้งานอย่างมาก

                โปรแกรมสำเร็จรูปหรือการพัฒนาโปรแกรมขึ้นนั้นอาจจะไม่ตรงกับการดำเนินธุรกิจขององค์กรในปัจจุบัน ซึ่งองค์กรต้องปรับเปลี่ยนการทำงานในบางขั้นตอนให้สามารถที่จะใช้ IT มาช่วยในการทำงานได้อย่างมีประสิทธภาพเต็มที่นอกจากนี้ยังมีปัจจัยต่างๆที่องค์กรจะต้องคำนึงถึงในการใช้ IT ดังต่อไปนี้

-         ความสามารถของผู้ที่ใช้งานโปรแกรมนั้นๆ

-         ข้อกฎหมายหรือศีลธรรมในการทำงาน

-         การบริหารความเปลี่ยนแปลง

-         การบริหารความเสี่ยง

-         การทำงานในระดับนานาชาติและวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน

Case 3

Case 3: Dollar General Uses Integrated Software

1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific

                เนื่องจากการขยายตัวอย่างรวดเร็วของกิจการทำให้การบริหารนั้นทำได้ยากมากขึ้น โดยเฉพาะข้อมูลที่เป็นเอกสาร เมื่อมีการสั่งซื้อสินค้าที่มากขึ้น การทำงานในส่วนของบัญชีเจ้าหนี้ก็จะมีความยากลำบากมากขึ้น ด้วยข้อมูลที่มากขึ้นการจัดทำรายงานก็จะใช้เวลานานขึ้น ความผิดพลาดก็มีโอกาสเกิดมากขึ้น นอกจากนี้การขยายสาขาไปยังเขตต่างๆที่มีอัตราภาษีไม่เท่ากัน ก็เป็นจุดที่ต้องให้ความสนใจมากขึ้น ทั้งในเรื่องของต้นทุนในการนำสินค้าเข้าและการตั้งราคาขายของสินค้า ซึ่งสิ่งต่างๆเหล่านี้เกิดขึ้นเนื่องจากไม่มีเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในการจัดการข้อมูลต่างๆนั่นเอง

2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

                จากปัญหาที่เกิดขึ้นในข้อ 1. นั้นผมเห็นว่ามีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะลงทุนในการซื้อระบบดังกล่าวมาใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลต่างๆภายในองค์กรโดยมีเหตุผลดังนี้

- เนื่องจากขนาดของกิจการนั้นค่อนข้างจะใหญ่มาก ข้อมูลที่มีปริมาณมาก หากยังใช้แรงงานจากคนในการทำนอกจากต้นทุนที่สูงจากค่าแรงแล้ว ยังมีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดขึ้นอย่างง่ายๆ และเมื่อข้อมูลที่ใช้นั้นมีโอกาสผิดพลาดสูง การวิเคราะห์ข้อมูลก็จะมีโอกาสผิดพลาดสูงตามไปด้วย ซึ่งจะส่งผลอย่างมากต่อการดำเนินนโยบายทางธุรกิจขององค์กร

- โอกาสในการเติบโตของกิจการในอนาคต หากข้อมูลนั้นมีปริมาณมากกว่าที่เกิดอยู่ในปัจจุบันยิ่งจะมีโอกาสสร้างปัญหาให้กับองค์กรมากกว่าที่เคยเกิดขึ้นอยู่ก็เป็นได้

3. Lawson Software Smart Notification Software (Lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

                Smart Notification Software เป็นระบบที่จะช่วยคัดกรองข้อมูล   ช่วยในการเชื่อมต่อข้อมูลให้กับบุคคลในองค์กรอย่างถูกต้องและรวดเร็ว ซึ่งจะส่งผลต่อการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว แต่เนื่องจากผมเห็นว่าหลักสำคัญในการบริหารจัดการห้างสรรพสินค้านั้น ความรวดเร็วอาจไม่มีความจำเป็นมากนัก เช่นการลดราคาสินค้า อาจจะไม่จำเป็นต้องตัดสินใจในทันที บริษัทน่าจะลงทุนในส่วนที่จะช่วยให้การติดต่อสื่อสารกับลูกค้านั้นทำได้รวดเร็วขึ้น เช่นการแจ้งการลดราคาให้ทราบผ่านต้นทุนที่ต่ำกว่าการโฆษณาผ่านสื่อ หรือเพิ่มระบบการบริหารสินค้าคงเหลือโดยใช้สารสนเทศเชื่อมโยงกันกับผู้ผลิตเพื่อให้ส่งสินค้ามาในปริมาณที่ถูกต้องและรวดเร็ว ซึ่งเหล่านี้น่าจะมีส่วนช่วยในการพัฒนาธุรกิจได้มากกว่า ดังนั้นในความคิดเห็นของผมระบบนี้ยังไม่มีความจำเป็นที่จะต้องลงทุนใน Software ดังกล่าวนี้

4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

                Service Automation เป็น ระบบที่ช่วยส่งเสริมในด้านการลงทุน ทรัพยากร เวลา รายจ่าย และการเงิน ซึ่งระบบสามารถที่จะช่วยในการประมวลผลข้อมูลและให้คำแนะนำที่เหมาะสมได้ แต่เนื่องจากระบบเดิมของบริษัทนั้นยังสามารถใช้งานได้ดี และสามารถรองรับการเติบโตในอนาคตของบริษัทได้ในระดับหนึ่งแล้ว ในขณะนี้จึงยังไม่มีความจำเป็นที่จะต้องลงทุนในระบบดังกล่าวเพิ่มเติม

Week 3

Week 3: Transaction processing system (TPS)

          ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง เป็นระบบที่มีความสำคัญมากในองค์กร เนื่องจากเป็นระบบแรกที่ข้อมูลต่างๆจะผ่านไป และข้อมูลต่างๆที่ผ่านไปนั้นก็จะถูกนำไปประมวลผลต่อในระบบอื่นๆอีก หากข้อมูลในระดับแรกไม่มีความน่าเชื่อถือ ก็จะทำให้ข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลนั้นไปใช้ต่อไม่มีความน่าเชื่อถือด้วยเช่นกัน

                ดังนั้นระบบนี้จึงจำเป็นที่จะต้องมีความสามารถในการกรองข้อมูลต่างๆได้ เช่นการกรอกข้อมูลที่มีหน่วยต่างๆกัน เช่น ลัง ขวด โหล โดยอาจเป็นช่องที่กำหนดหน่วยนับไว้แล้วเพื่อให้กรอกได้อย่างถูกต้อง และสามารถนำไปประมวลผลต่อได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้เนื่องจากเป็นระบบที่ต้องใช้ในการประมวลผลรายการต่างๆจำนวนมาก จึงจำเป็นที่จะต้องมีพื้นที่เพียงพอในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆและต้องมีความสามารถในการประมวลผลที่มีความเร็วสูง รวมถึงการมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อป้องกันการถูกเจาะระบบและดึงข้อมูลต่างๆไป และการมีระบบพิมพ์ข้อมูลต่างๆออกทางเครื่องพิมพ์ได้ด้วย เพื่อสะดวกในการใช้งาน เช่นการพิมพ์ใบสั่งซื้อ

ตัวอย่างของ TPS ในแต่ละฟังก์ชันงาน

-  ระบบสารสนเทศทางการบัญชี เช่น การบันทึกบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้

-  ระบบสารสนเทศทางการตลาด เช่น การสรุปข้อมูลการขายสินค้าแต่ละประเภท เป็นต้น

-  ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ เช่น การรับสมัครงานทางระบบออนไลน์

-  ระบบ GPS ใน รถแท็กซี่ จะช่วยผู้โดยสารได้รถเร็วขึ้น และมั่นใจได้ว่าสามารถติดตามได้บน GPS

Case2

Case2: Building an E-Business at FedEx Corporation

     1. Identify the networks cited in this case

                จากการที่ FedEx ได้เปลี่ยนรูปแบบการดำเนินงานเข้าสู่การเป็น E-Business จึงได้มีการเทคโนโลยีต่างๆมาใช้มากมายซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

- Global virtual private network(VPN) connectivity  เป็นระบบที่ใช้สำหรับการติดต่อกันระหว่างบริษัทโดยผ่านเครือข่ายบน internet แต่ทั้งสองฝ่ายจะต้องมีการใช้โปรแกรมร่วมกัน และมีการเข้าถึงโดยผ่านการใช้รหัสเพื่อป้องกันการขโมยข้อมูล ซึ่งการใช้ VPN นั้นจะทำให้ผู้บริหารหรือคนที่ทำงานอยู่ภายนอกบริษัทสามารถเข้าถึงข้อมูลภายในบริษัทได้

- Leased-line connectivity เป็นการเชื่อมต่อโดยผ่านสายสัญญาณที่จะเชื่อมต่อถึงคู่สายโดยตรงมีความปลอดภัยสูงกว่า VPN เนื่องจากไม่มีการใช้สื่อกลางร่วมกับผู้อื่น แต่มีราคาที่สูงมาก

- Value-added network(VAN) connectivity เป็นระบบที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจที่มีรูปแบบที่เป็นสากลผ่านผู้ให้บริการที่เป็นศูนย์กลางในการรับส่งข้อมูลต่างๆ แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ VAN ที่ใช้ในการรับส่งข้อมูลภายในประเทศ และ VAN ที่ใช้ในการรับส่งข้อมูลกับต่างประเทศ ซึ่งข้อมูลที่ได้รับมาจะอยู่ในรูปของไฟล์  อีเลกโทรนิกส์ ซึ่งสามารถใช้งานได้ทันทีในเครื่องคอมพิวเตอร์

2. How does IT improve the performance of FedEx?

        การใช้ IT ดังที่ได้กล่าวไปแล้วในข้อ 1 มีส่วนช่วยให้การดำเนินงานของ FedEx นั้นทำได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องแม่นยำมากขึ้น แทนการใช้เอกสารซึ่งนอกจากจะมีความยุ่งยากและต้นทุนที่มากขึ้นแล้ว ยังอาจเกิดความผิดพลาดได้อีกด้วย

        อีกทั้งการใช้ระบบ internet ที่ทำให้ลูกค้าสามารถติดตามตัวสินค้าได้แบบ real time ทำให้ลูกค้าเกิดความไว้วางใจในตัวบริษัทมากขึ้น รวมถึงการที่บริษัทขายสินค้าต่างๆให้ความไว้วางใจให้ FedEx เป็นผู้ส่งสินค้าและมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบออนไลน์ทำให้การส่งสินค้าเป็นไปอย่างรวดเร็วยิ่งช่วยสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าที่ใช้บริการมากขึ้น

3. In what ways are personalization and customization provided?

        FedEx ให้ลูกค้าสามารถติดตามสินค้าได้แบบ real time ซึ่งเป็นการเพิ่มความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าได้ว่าสินค้าของเขานั้นได้รับการดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆอยู่จริง และสำหรับสินค้าบางชนิดที่วันเวลาที่จะมาถึงนั้นมีความสำคัญลูกค้าก็สามารถที่จะประมาณเวลาที่สินค้าจะมาถึงเขาได้อีกด้วย นอกจากนี้การเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวยังเข้าถึงได้เฉพาะของตนเองเท่านั้นซึ่งเป็นการสร้างความเป็นส่วนตัวในการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าด้วย

4. What are the benefits to the customers?

        - ได้รับสินค้ารวดเร็วขึ้นจากการใช้ FedEx นำ IT มาช่วยในระบบการส่งสินค้า

        - สามารถที่จะตรวจสอบสถานะของสินค้าได้ตลอดเวลา เป็นการเพิ่มความมั่นใจให้กับลูกค้าว่าสินค้านั้นไม่ได้ ตกหล่นจากการรับข้อมูล หรือหากข้อมูลนั้นๆไม่มีในระบบก็สามารถจะตรวจสอบได้ทันที

                - ลูกค้าสามารถที่จะสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายขึ้นโดยการสั่งซื้อสินค้าผ่าน internet

Week 2

Week 2: เข้าใจและบริหารระบบสารสนเทศ

                ในปัจจุบันนี้บริษัทต่างๆจะมีการใช้เทคโนโลยีต่างๆเข้ามาช่วยอย่างมาก เช่น ช่วยเพิ่มยอดขาย ส่งเสริมยอดขาย ลดต้นทุน สร้างประสิทธิภาพให้กับการทำงาน หรือการจัดเก็บข้อมูล ซึ่งหากบริษัทสามารถที่จะบริหารระบบสารสนเทศได้ดีแล้วอาจะเป็นปัจจัยหนึ่งที่จะช่วยให้บริษัทนั้นประสบความสำเร็จได้

ข้อมูล สารสนเทศ และระบบสารสนเทศ

                ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่ไม่มีความหมายในตัวเอง สามารถนำไปใช้งานต่อได้น้อยมาก ซึ่งมีอยู่ในตัวบุคคลทุกคน และในองค์กรทุกองค์กร

                สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ

                ระบบสารสนเทศ คือ กระบวนการที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้เป็นสารสนเทศ ซึ่งระบบสารสนเทศนั้นมีอยู่หลายประเภท เช่น

-          Personal & Productivity System เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทำงานของพนักงาน เช่น โทรศัพท์มือถือ หรือ BlackBerry ที่นิยมใช้ในกลุ่มนักธุรกิจ (มาก่อน)

-          Functional information system เป็น ระบบสารสนเทศที่สร้างขึ้นมาเพื่อรองรับการใช้งานข้อมูลเฉพาะเช่น ข้อมูลทางบัญชี หรือข้อมูลของธนาคาร เป็นต้น

-          Transaction processing system เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ช่วยในการบันทึกรายการรายวันต่างๆ สำหรับองค์กรแล้วถือได้ว่าเป็นส่วนที่มีความสำคัญมากที่สุดเพราะการเป็นเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆเบื้องต้น ซึ่งจะมีความสำคัญในการที่จะใช้ในการแปรผลเป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจขององค์กร

-          Decision support system เป็นระบบที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลทั้งจากภายในและภายนอก และมีความซับซ้อนของระบบค่อนข้างมาก เช่นราคาน้ำมันโลก

-          Knowledge Management Systems เป็นระบบที่จะให้คนในองค์กรแบ่งปันความรู้ที่ตนเองมีออกมา เพื่อประโยชน์แก่องค์กรโดยรวม เช่นการเกิดปัญหาเกี่ยวกับซอฟแวร์บางชนิดที่มีคนเคยแก้ไขได้แล้ว หากไม่มีการแบ่งปันความรู้ให้คนอื่นได้รู้ เมื่อมีคนอื่นๆเกิดปัญหานี้ก็จะต้องเสียเวลาในการทดลองและแก้ไขเอง ซึ่งการแบ่งปันความรู้นี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากในตัวองค์กร

-           Intranets เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้เชื่อมโยงกันเฉพาะภายในองค์กร

                              
                                             นอกจากนี้แล้วก็ยังมีเทคโนโลยีอื่นๆอีกที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กร ซึ่งที่กำลังเป็นที่นิยมในปัจจุบันนี้คือ Cloud Computing ซึ่งเป็นระบบที่จะนำข้อมูลทุกๆอย่างเข้าสู่ internet สามารถที่จะเรียกใช้ได้ตลอดเวลาไม่ว่าจะอยู่ที่องค์กรหรือไม่ สร้างความสะดวกสบายในการเรียกใช้ข้อมูลของพนักงาน แต่เนื่องจากข้อมูลนั้นอยู่บน internet จึงมีโอกาสที่จะถูกเจาะระบบแล้วนำข้อมูลออกไปได้ง่าย

Week 1

Week 1: ทำไมถึงต้องเรียนไอที??!!

                อาจารย์เริ่มด้วยการสั่งงานในเทอมนี้แล้วก็ปิดไฟเรียนอยู่สักพัก. . .??!!

สาเหตุที่ทำให้เราต้องศึกษาไอที เนื่องจากปัจจุบันนี้ไอทีมีอยู่ทุกหนทุกแห่ง ตั้งแต่ตื่นนอน จนถึงเข้านอน เช่น การใช้เว็บในการหาข้อมูลต่างๆ อ่านข่าวออนไลน์ เป็นต้น นอกจากนี้สำหรับผู้ที่ดำเนินธุรกิจไอทียังมีส่วนช่วยในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันอย่างมาก เช่น การเก็บข้อมูลในรูปแบบของไฟล์ การแสดงผลข้อมูลให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้มากขึ้น ทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น สร้างมูลค่าให้แก่องค์กร

แต่ถึงแม้ว่าประโยชน์ของไอทีนั้นจะมีอยู่มากมาย แต่คนบางส่วนก็มีการต่อต้าน เนื่องจากการที่ทำงานได้เร็วขึ้นจะต้องทำงานมากขึ้น รวมถึงไอทีอาจจะแทนที่พนักงานบางส่วนไป ทำให้เกิดการว่างงานมากขึ้นด้วย และที่เป็นส่วนสำคัญคือ คนส่วนใหญ่นั้นไม่ค่อยชอบความเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้การที่บริษัทจะลงทุนในการพัฒนาระบบหนึ่งนั้นจะต้องมีการลงทุนที่ค่อนข้างสูง แต่ไม่สามารถคาดการณ์ผลจากการลงทุนที่แน่นอนได้ เนื่องจากการจะบอกว่าลงทุนในระบบเท่านี้จะได้รายได้เพิ่มขึ้นเท่าไรนั้นดูจะไม่ค่อยมีความสมเหตุสมผลนัก และประเมินค่าได้ยาก

แม้ว่าจะมีคนบางส่วนที่ไม่ชอบความเปลี่ยนแปลงอยู่บ้าง แต่การพัฒนาด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศก็มีการพัฒนาขึ้นมาอย่างต่อเนื่อง จนกระทั่งปัจจุบันนี้มีธุรกิจที่ทำการค้าขายอยู่บนโลกออนไลน์มากมาย เช่น Amazon หรือ Ebay เป็นต้น นอกจากนี้แล้วยังมีการปรับใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการบริหารธุรกิจอื่นๆ เช่นโรงพยาบาลบำรุงราษฎร์ที่นำมาใช้กับข้อมูลคนไข้ของโรงพยาบาล การสั่งจ่ายยาที่ทำให้ผู้ป่วยไม่ต้องเสียเวลารอการตรวจและรับยาเป็นเวลานาน สร้างความพึงพอใจให้กับผู้ที่มาใช้บริการได้

               ประโยชน์ของไอทีนั้นมีอยู่มากมาย หากสามารถที่จะมองหาช่องทางในการที่ใช้ไอทีมาใช้ในธุรกิจเดิม สร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงาน หรือการสร้างธุรกิจใหม่ แต่ที่สำคัญคือเราจะต้องมีความรู้ความสามารถในการที่จะเข้าใจถึงความสามารถของระบบ ต้นทุน การบำรุงรักษาระบบ และสามารถที่จะใช้งานเทคโนโลยีหรือระบบใหม่ๆนั้นได้